Выдача копий документов связанных с работой

“Отдел кадров коммерческой организации”, 2010, N 12

Иногда работникам нужны документы об их работе в определенной организации или на конкретной должности. Как правило, люди обращаются к работодателю (настоящему или бывшему) с подобной просьбой. Обычно копии тех или иных документов требуются в случае оформления на работу по совместительству, необходимости подтверждения трудового стажа или получения различных денежных выплат. Произойти это может как во время работы, так и после увольнения. Копии каких документов работодатель обязан выдать работнику? Установлены ли какие-либо сроки для такой выдачи? Как правильно заверить копии кадровых документов? На эти и другие вопросы ответим в данной статье.

Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи копий документов, связанных с работой: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

Если ранее КЗоТ предписывал выдавать работникам только трудовую книжку и справку о работе в конкретной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, то ТК РФ значительно расширил круг документов, копии которых работодатель обязан предоставить работнику. В частности, к документам, связанным с работой, ст. 62 ТК РФ отнесены:

• приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
• справки о периоде работы у данного работодателя.

Законодатель оставил данный перечень открытым, следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если считает, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Обратим внимание, что требование выдавать копии документов, связанных с работой, содержится не только в вышеупомянутой статье. Например, ст. 68 ТК РФ предусматривает дополнительную обязанность работодателя по выдаче копии приказа о приеме на работу. Причем если согласно ст. 62 ТК РФ требование работника должно быть оформлено в письменном виде, то ст. 68 такого не устанавливает.

Статья 89 ТК РФ, определяющая права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, гарантирует работникам право на свободный бесплатный доступ к их персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных п. 5 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”.

Обратите внимание! Требовать от работника указать в заявлении, для чего нужны копии документов, неправомерно.

Чтобы начать работу по подготовке и выдаче копий документов работнику, работодателю необходимо соответствующее заявление последнего. Трудовым законодательством не установлено особых требований к заявлению, поэтому оно составляется в произвольной форме. При этом работник должен указать наименования документов, копии которых ему необходимы.

Приведем пример такого заявления.

Директору ОАО “Каскад”

от водителя Д.А. Шульгина

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

• приказа об увольнении с работы;
• трудового договора.

Также прошу выдать мне справку о заработной плате и справку о периоде работы в ОАО “Каскад”.

Отметим, что работодатель должен выдать работнику заверенные надлежащим образом копии документов в течение трех дней с момента подачи последним заявления. В случае нарушения данного срока работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” устанавливает, что копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенная же копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, уже имеет юридическую силу. То есть важно не только изготовить, но и правильно заверить копию, причем это касается не только кадровых документов.

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Обычно копия документа изготавливается на копировальном аппарате, но она может быть и распечатана на принтере. Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, определен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X “О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан”. В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов других предприятий, учреждений и организаций, непосредственно от которых получить копии этих документов затруднительно или невозможно. Если документы были исполнены на бланках, их реквизиты воспроизводятся при изготовлении копий.

Отметим, что данным порядком предусмотрена возможность работодателя высылать по запросам других предприятий, учреждений и организаций копии имеющихся у него документов, если таковые необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Верность копии документа свидетельствуется печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица. Для правильного оформления заверительной надписи следует обратиться к ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” . При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись “Верно”, должность заверившего копию лица, личную подпись последнего, ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения.

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Например:

Поскольку ГОСТ носит рекомендательный характер, на практике вместо слова “Верно” иногда пишут “Копия верна”. Это не является ошибкой.

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются кадровыми работниками, работниками бухгалтерии или руководителем организации-работодателя. В локальном нормативном акте, например в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству, лучше всего зафиксировать, кто какие документы и какой печатью может заверять. Уточним про печать. В ГОСТ Р 6.30-2003 сказано, что копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Работодатель самостоятельно решает, будет это печать организации, отдела кадров или иная. В любом случае проставление оттиска печати на копии документа необходимо, так как его отсутствие означает, что копия не заверена.

Работодатель – индивидуальный предприниматель заверяет копии документов своей подписью и печатью (при ее наличии).

Если выдается копия документа (например, приказа о приеме на работу), на ней должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Обратите внимание! Копии документов, связанных с работой, предоставляются работнику безвозмездно.

Работодатель может отказать в выдаче копий документов при наличии определенных условий:

• если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;
• если документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;
• если документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

Иногда работодатели не выдают копии документов своим бывшим работникам, мотивируя это отсутствием трудовых отношений. В качестве примера, подтверждающего неправомерность такой позиции работодателя, приведем решение Покачевского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 10.09.2010 по делу об истребовании документов.

П. обратился в суд с иском к ЗАО “К” об обязании выслать в его адрес истребуемые документы, перечисленные в заявлении, направленном ответчику факсом в декабре 2009 г. Представитель ЗАО “К” объяснил, что копии документов не могли быть выданы, так как соответствующее заявление ЗАО “К” получило уже после окончания трудовых отношений с П. Данный довод суд посчитал необоснованным, поскольку в ст. 62 ТК РФ речь идет не о лице, являющемся работником на момент подачи заявления, а о лице, состоящем или состоявшем в трудовых отношениях с работодателем. ЗАО “К” обязано было направить в адрес П. документы, указанные в заявлении, иск П. был удовлетворен.

Расскажем об изготовлении копии трудовой книжки, поскольку именно за ней чаще всего обращаются работники (для представления в банк, изготовления загранпаспорта и пр.).

Во-первых, копируются все листы трудовой книжки, содержащие какие-либо записи. Затем на каждом листе копии необходимо сделать запись “Копия верна”, указать дату, должность работника, удостоверяющего копию, и поставить печать организации. Если после копирования на одном листе поместилось два разворота трудовой книжки, соответственно, заверительная надпись проставляется два раза.

После этого на копии последнего листа трудовой книжки кроме заверительной надписи нужно сделать запись “Работает по настоящее время”, указать должность работника, удостоверяющего копию, поставить его подпись и заверить ее печатью.

Но иногда работнику требуется не копия трудовой книжки, заверенная надлежащим образом, а выписка из нее. В большинстве случаев кадровики не любят оформлять выписку, потому что копию сделать гораздо проще, а некоторые просто не знают, как ее оформить.

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ/ЗАПРОСА ПО СТ.62 ТК РФ О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ

ООО НБА Северо-Запад

От Хреновой Ольги Евгеньевны

Адрес: Московская область, г. Дрезна

ул. Мира д.30 кв.30

тел 8 926 100 00 00

о выдаче документов, связанных с работой

В соответствии со ст.62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, а именно:

Статья 62 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи, копии запрашиваемых документов. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом.

Законодательством предусмотрена в частности административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда, ст.5.27 КоАП РФ наложение штрафа на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

В случае оставления моего заявления без надлежащего рассмотрения в установленный законом срок, оставляю за собой право обратиться в компетентные органы за защитой моих нарушенных прав, а так же в суд за компенсацией причиненного мне морального вреда в порядке ст.237 ТК РФ.

На основании выше изложенного и руководствуясь ст.62 ТК РФ

1. Выдать мне запрашиваемые копии документов на руки;
2. Заверить выдаваемые копии надлежащим образом;
3. В случае отсутствия или отказа в выдаче отдельных документов дать мотивированный письменный ответ;
4. Рассмотреть мое заявление в трехдневный срок.

«___» ___________________ 201___года.

Ст.62 «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001г. №197-ФЗ – Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая – третья утратили силу. – Федеральный закон от 30.06.2006г. №90-ФЗ.

Данная статья закрепляет право работника на получение документов, связанных с работой. Зачастую работники, работая в организации (на предприятии), не имеют на руках каких-либо документов в т.ч. и трудового договора, а для осуществления защиты своих прав, в случае возникновения возможных конфликтов, в том числе судебной защиты, работнику необходимо располагать соответствующими документами. Тем самым, работник может потребовать выдачи ему документов как после заключения трудового договора во время его действия, так и при увольнении.

Согласно п.2.1.29, п.2.1.30 «ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998г. №28) под копией документа понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Соответственно заверенной копией документа понимается – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Аналогичные нормы изложены и в п.3.25, п.3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» утв. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003г. №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» где отражено следующее, что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы юридического лица заверяются печатью организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В связи с тем, что обязанность по выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью работника, возникает у работодателя, в силу положений ст.ст.62, 84-1 ТК РФ, при наличии письменного заявления работника о выдаче этих документов, то бездействие работодателя по выдаче документов, нарушает трудовые права работника и соответственно нарушение работодателем сроков выдачи документов работнику может привести к взысканию с него в пользу работника сумм, компенсирующих причиненный работнику моральный вред (ст.237 ТК РФ).

Для решения вопроса можете воспользоваться нашим предложением:

Недавно уволился с работы. Уволился по собственному желанию на эмоциях, как говорится, одним днем. Камнем преткновения стала выплата премии по итогам работы за год. Я посчитал, что мне уменьшили размер премии необоснованно, работодатель считал, что еще много мне выплатил. В итоге дошли до личных обвинений, и я подал заявление об увольнении. В день увольнения у меня не возникла мысль получить какие-либо копии документов. Сейчас я остыл и хочу обратиться в суд по поводу выплаты премии. Написал на имя бывшего работодателя заявление о выдаче мне копий приказов о премировании за последний год, а также копии положения об оплате труда в организации. Работодатель мне отказал, обосновав тем, что выдача копий документов, связанных с работой, осуществляется только работникам, а я таковым уже не являюсь.

Насколько законно со стороны бывшего работодателя отказывать в выдаче копий документов, связанных с работой? Как лучше добиться получения документов для суда?

Выдача копий документов, связанных с работой, работникам, имеющим статус «бывшие», не гарантирована и не урегулирована Трудовым кодексом Российской Федерации. Судебная практика по данному вопросу тоже неоднозначная, поэтому рассчитывать на нее в конкретной ситуации не стоит. Лично мое мнение, что выдача копий документов, связанных с работой, не должна ставиться в зависимость от того действующий работник или бывший. Для чего создавать лишние бюрократические барьеры, при реализации гражданином своих прав и провоцировать совершение коррупционных правонарушений?

Но, обратимся непосредственно к Трудовому кодексу Российской Федерации.

Статья 62 ТК РФ устанавливает, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии документов предоставляются заверенными надлежащим образом и на безвозмездной основе.

В соответствии со статьей 20 ТК РФ работником является физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Таким образом, по окончании трудовых отношений, обязанность работодателя предоставлять копии документов прекращается. Вполне логично.

Но давайте обратимся к статье 391 ТК РФ, которая регламентирует порядок рассмотрения трудовых споров в судах. Кто может обратиться в суд с заявлением, например, о восстановлении на работе? Работник. Значит, за пределами трудовых отношений бывший работник не теряет своего статуса и вправе рассчитывать на выдачу копий документов в течение трех дней?

Что законодатель относит к документам, связанным с работой?

1. Приказы (о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении).
2. Выписки из трудовой книжки.
3. Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.
4. Другое.

Какие документы законодатель отнес к категории «другое»? Трудно сказать. И поэтому сложно предъявлять свои права, когда законодатель использует такие расплывчатые формулировки, как другое, иное и прочее. Очевидно, что к данной категории можно отнести документы и локальные нормативные акты работодателя, затрагивающие интересы работника, например, положение об оплате труда, материалы служебного расследования в отношении работника. С другой стороны, законодательство прямо обязывает работодателя под роспись знакомить работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. А вот про выдачу копий данных актов ничего не сказано.

Таким образом, выдача копий документов, связанных с работой бывшему работнику зависит от доброй воли работодателя. Посчитает, что на бывшего работника распространяются требования ст. 62 ТК РФ, выдаст документы. Решит отказать выдавать документы либо выдаст их за пределами трехдневного срока, оценить его действия сможет только суд.

Если для суда необходима выдача копий документов, связанных с работой, то поступите следующим образом.

1. Подайте заявление о выдаче копий документов, связанных с работой, на имя бывшего работодателя.
В заявлении укажите, какие документы необходимы. Не забудьте указать обратный адрес и контактный телефон. Возможно, что бывший работодатель решит выдать копии документов или направить их почтой.

2. Подайте исковое заявление в суд. В исковом заявлении, а потом и в зале судебного заседания сошлитесь на необходимость предоставления работодателем тех или иных документов в судебное заседание. Суду работодатель отказать не сможет.

Заявление о выдаче копий документов, связанных с работой

Предлагаем ознакомиться и скачать образец заявления о выдаче документов, связанных с работой. Обычно документы представляются в суд в качестве доказательств при подаче исков о восстановлении на работе, о взыскании заработной платы, об отмене приказа о дисциплинарном взыскании.

Заявление подается по месту работы в порядке статьи 62 Трудового кодекса РФ. Именно в этой норме закреплена обязанность выдачи работодателем необходимых документов, здесь приведен их примерный перечень, в том числе приказы, которые издавались в отношении заявителя, справки о размере и составных частях заработной платы, справки о периоде работы и занимаемых должностях, сведения о размере страховых взносов, характеристики. Обращаем внимание, что перечень документов законом не ограничен. Единственным ограничением является то, что документы должны касаться лично этого работника, в них должна звучать его фамилия.

Работник не должен объяснять причины, по которым он запрашивает документы, связанные с его работой. Он может не указывать, для чего ему нужны такие документы и как он будет их использовать.

Запрашиваемый документ должен быть оформлен надлежащим образом и заверен работодателем. Общим требованием к оформлению является наличие даты и номера регистрации документа в организации, подпись лица, которое утвердило или составило данный документ. На копиях документа ставится отметка о месте нахождения подлинника. Все копии документов заверяются подписью руководителя, индивидуального предпринимателя или работника отдела кадров, имеющего такие полномочия.

Как подать заявление о выдаче документов, связанных с работой

Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя. Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии. Устный запрос, в силу закона, не обязывает выдавать такие бумаги. Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.

Если документы необходимы работнику в качестве доказательств по трудовому спору, а работодатель отказался их выдать, то можно подать ходатайство об истребовании доказательств. В этом случае предлагаемый образец будет подтверждать, что истец предпринимал необходимые меры для истребования доказательств, которые результата не принесли.

Если документы необходимы работнику для представления в другие, кроме суда, организации, а работодатель отказывает в этом, самым эффективным способом затребовать документы будет подача жалобы в трудовую инспекцию.

Образец заявления о выдаче документов, связанных с работой

______________________________
(ФИО, должность руководителя
и наименование работодателя)
От ____________________________
(ФИО полностью, должность, адрес)

Прошу выдать мне необходимые документы, связанные с моей работой, а именно (выберите необходимые документы из предлагаемого списка или укажите свои):

• копия приказа о приеме на работу _________ (если известно, указать дату и номер);
• копия приказа об увольнении _________ (если известно, указать дату и номер);
• копия приказа о переводе _________ (если известно, указать дату и номер);
• копия трудового договора _________ (если известно, указать дату и номер);
• справку о размере заработной платы за период с ___ по ___ (указать период, за который требуются сведения о заработной плате);
• справку о составных частях заработной платы за период с ___ по ___ (указать период, за который требуются сведения о заработной плате);
• справку по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица» за период с ___ по ___;
• характеристику на мое имя, с указанием обязательных сведений _________ (перечислить сведения, которые должны быть указаны в характеристике);
• справку о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование за период с ___ по ___;
• выписку из трудовой книжки.

В соответствии со статьей 62 Трудового кодека РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Дата подачи заявления «___»_________ ____ г. Подпись _______

Скачать образец заявления:

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Статья 62. Выдача копий документов, связанных с работой

Статья 62. Выдача копий документов, связанных с работой

1. Работодатель обязан по письменному заявлению работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, включая документы о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причины, по которой ему необходима копия того или иного документа.

Предусмотренный ч. 1 ст. 62 перечень документов (копий документов) не является исчерпывающим. Помимо названных работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Например, работодатель обязан выдать работнику характеристику для участия в конкурсе.

Все документы (копии документов), выдаваемые работнику по его просьбе, должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи. Если выдается копия документа (например, копия приказа о приеме на работу или об увольнении), то на нем должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления. При этом работодатель обязан выдать необходимые документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X “О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан”*(26). В соответствии с названным Указом государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

Текущая редакция ст. 62 ТК РФ с комментариями и дополнениями на 2018 год

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Часть утратила силу с 6 октября 2006 года – Федеральный закон от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ.

Часть утратила силу с 6 октября 2006 года – Федеральный закон от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

1. Статьей 62 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя выдать работнику по письменному заявлению последнего трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), а также копии документов, связанных с работой.

Право работника, предусмотренное комментируемой статьей, распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о его трудовой деятельности у данного работодателя.

Ранее КЗоТ 1971 года устанавливал обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (ст. 39) и справку о работе в соответствующей организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы (ст. 40).

В комментируемой статье содержится перечень документов, связанных с работой, копии которых подлежат выдаче. Это, например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате.

Федеральным законом от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ этот перечень был дополнен справкой о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Право на получение указанного документа обусловлено правом работника беспрепятственно получать от работодателя информацию о начислении страховых взносов и осуществлять контроль за их перечислением в бюджет Пенсионного фонда России, предусмотренным ст. 15 ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в РФ”.

О необходимости получения копий документов или справок, выписок работник сообщает работодателю в форме письменного заявления.

Требований к содержанию такого заявления трудовое законодательство не содержит. Вместе с тем в заявлении работнику следует указать конкретные виды документов, копии которых ему необходимо выдать, а также обосновать соответствующее требование ссылкой на ст. 62 ТК РФ.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В п.1 Указа Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 года N 9779-10 “О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан” установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Копии документов заверяются в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех дней со дня подачи соответствующего заявления.

Помимо копий документов работодатель в течение трех рабочих дней обязан выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения).

Данное положение введено в комментируемую статью Федеральным законом от 21 июля 2014 года N 216-ФЗ “О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов “О страховых пенсиях” и “О накопительной пенсии”. В соответствии с этим же Федеральным законом комментируемая статья дополнена ч.4, которая возлагает на работника обязанность не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

2. В случае неисполнения обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК РФ, работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника на основании ст. 234 ТК РФ могут быть расценены как лишение работника возможности трудиться и, как следствие, утраты возможного заработка.

Обязанность работодателя выдать по требованию работника копии тех или иных документов предусмотрена также другими статьями ТК РФ.

Так, например, в соответствии с ч.2 ст. 68 ТК РФ по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу.

В целях исключения ответственности работодателя за неисполнение обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК РФ, по вине работника, например, в связи с его отсутствием или отказом от получения копий документов, работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправление их по почте.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику копий документов, связанных с работой.

1. Законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях. Поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X “О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан”. Копии документов выдаются на бланках работодателя.

В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

3. Комментируемая статья устанавливает примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику; единственным легальным ограничителем этого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника. Возникает вопрос: имеет ли работодатель возможность отказать в предоставлении копии определенного документа (документов), а если имеет, то по каким основаниям?

С учетом упомянутых выше нормативных актов работодатель может отказать в выдаче копий документа, если:

в силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий;

документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;

документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

4. Как следует из ч. 1 комментируемой статьи, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа (см. ст. 312.1 ТК и комментарий к ней).

5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанных с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью. Виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (ст. 5.27 КоАП) вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника.

6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см. ст. 84.1 ТК и комментарий к ней.

Консультации и комментарии юристов по законодательной системе РФ

Если у вас остались вопросы по законодательству РФ и вы хотите быть уверены в актуальности представленной информации, вы можете проконсультироваться у юристов нашего сайта.

Задать вопрос можно по телефону или на сайте. Первичные консультации проводятся бесплатно с 9:00 до 21:00 ежедневно по Московскому времени. Вопросы, полученные с 21:00 до 9:00, будут обработаны на следующий день.

Оцените статью: