Форма объяснительной записки

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

• сведения о предприятии,
• информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
• дата проступка,
• пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Как написать объяснительную записку — образцы и примеры + пошаговая инструкция

Здравствуйте! Сегодня поговорим о том, что такое объяснительная записка, как ее написать и приведем много примеров и образцов на все случаи жизни: на работу, ребенку в детский сад, школу, университет и т.д.

Объяснительная записка — документ, который объясняет причины какого-либо факта (отсутствия на рабочем месте, опоздания, нарушения должностных обязанностей и так далее).

Самые распространенные виды:

• Разъяснение каких-либо положений (отчетности и т.д.);
• Разъяснение обстоятельств.

Объяснительную записку пишут от руки, адресатом будет являться то лицо, которое ее потребовало. Также ее можно набрать на компьютере, согласно форме, которая принята в конкретной организации. Способ, которым должна быть выполнена записка, в законодательстве никак не закреплен, как и составление резюме, соответственно допускается использование и рукописного и машинописного вариантов.

Нужно понимать, что это не докладная и не заявление, поэтому в ней нужно просто отразить уже случившийся факт.

Правила просты:

• Должна отсутствовать просторечная лексика, текст объяснительной записки выдержан в официально-деловом стиле;
• Изложенная информация должна быть достоверна;
• Всегда пишется от имени сотрудника;
• Содержит подпись и дату оформления.

Объяснительная записка пишется в свободной форме. Но для более правильного написания стоит ознакомиться с приведенными ниже образцами.

Образец :

Как видно из представленного образца, документ составлен четко по делу, указана причина опоздания, нет лишней информации.

После написания объяснительная записка об опоздании на работу передается должностному лицу, для принятия решения в отношении опоздавшего. Если будет принято решение о применении мер дисциплинарного взыскания, то данная записка будет приложена к приказу о взыскании как доказательство.

Образец объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте

Пример :

Вообще, в соответствии с законодательством, отсутствие на рабочем месте без уважительной на то причины более 4 часов считается прогулом, вслед за которым может последовать увольнение либо другое дисциплинарное взыскание.

Причины такого отсутствия могут быть серьезными и уважительными, поэтому объяснительная записка в этом случае поможет работнику оправдаться перед руководителем.

Прежде чем приступать к написанию подобного рода объяснительной, нужно тщательно проанализировать обоснование своего отсутствия.

От ошибок в работе не застрахован не один, самый педантичный и внимательный сотрудник. Но когда руководитель сталкивается с тем, что такие ошибки были допущены, чаще всего он хочет получить объяснения по этому поводу.

Оформление такой объяснительной записки рассмотрим ниже.

Прежде всего, стоит уяснить, что ситуация должна быть описана кратко, в то же время максимально полно. Нужно указать, в чем заключаются ошибки, почему они были допущены, какие последствия это повлекло.

Обязательные реквизиты для документа:

• Фамилия, инициалы и название должности руководителя;
• Название компании;
• Заголовок;
• Непосредственно объяснение;
• Дата;
• Подпись.

Главное: не делайте из документа сочинение!

В тексте указывайте уважительную причину, по которой были допущены ошибки, при этом свою вину не перекладывайте на других, вряд ли руководству понравится, что работник не хочет признавать недочеты в работе, допущенные им самим.

Если же вину признаете, то обязательно укажите, как сожалеете и поясните, что впредь такого не допустите.

Образец :

Из примера видно, что данная объяснительная записка директору составлена грамотно, без излишеств.

Образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

Должностные обязанности каждого сотрудника зафиксированы в должностной инструкции, один экземпляр которой хранится у работодателя, другой у работника.

Каждый работник должен быть с нею ознакомлен, что подтверждается личной подписью, только потом можно требовать исполнения инструкции.

В объяснительной записке работник излагает свое видение ситуации, а руководитель решает, принять эту точку зрения либо вынести решение о взыскании.

Пример :

Объяснительную на имя заведующей детского сада родители обычно пишут тогда, когда ребенок пропускает несколько дней по причинам, не связанным с заболеванием.

Образец :

Родителям часто приходится писать подобные записки, так как ситуации, когда школьник пропускает занятия по разным уважительным причинам, нередки.

Объяснительная записка от родителей (либо опекунов) о пропуске занятий является документальным подтверждением уважительной причины отсутствия школьника на уроках.

Пример:

Как таковой формат записки не особо важен для классного руководителя, важно то, что родители знают об отсутствии ребенка на занятиях в определенный день.

Прилагается классным руководителем для отчета по посещаемости, который составляется каждый месяц.

Объяснительная записка в школу об отсутствии на родительском собрании

Как разъясняют юристы, никто не вправе требовать от родителя подобную объяснительную записку. Присутствие на родительском собрании — дело добровольное и никакими нормативно-правовыми актами не регулируется.

Студенты — народ любящий поспать пару лишних часов, опоздав из-за этого на занятия, а то и вовсе не желающий идти на лекции. Но бывают такие ситуации, когда причины отсутствия — уважительные. Главное, правильно донести это до преподавателей и декана.

Образец :

Приведенные выше образцы и примеры могут потребоваться в разных жизненных ситуациях. Умение оформить такой документ грамотно лишним являться не будет.

Как видно из примеров, серьезных отличий между разными типами записок нет.

Согласно действующему законодательству потребовать от работника объяснительную может только работодатель. Это либо сам руководитель, либо лицо уполномоченное приказом на конкретный срок.

Благодаря объяснительной записке становится возможным выяснение всех обстоятельств, из-за которых был совершен проступок, какова вина непосредственно сотрудника.

В то же время, работник может отказаться писать объяснительную. Особенно если она подтвердит его вину, прямо или косвенно. Ведь никто не обязан свидетельствовать против самого себя, как гласит Уголовный кодекс Российской Федерации.

Но иногда лучше все-таки ее написать, чтобы избежать увольнения с работы либо другого серьезного взыскания.

Если в течение 2 дней сотрудник объяснительную не предоставил, не заявлял об отказе писать объяснительную записку, составляется соответствующий акт, а работник подвергается дисциплинарному наказанию.

Объяснительные записки вкладываются в личное дело сотрудника, соответственно хранятся вместе с ним 75 лет.

Что хотелось бы сказать в заключение? Как бы ни давил руководитель, прежде чем приступить к написанию служебной записки важно успокоиться и в спокойной обстановке, проанализировав все факты, составлять данный документ.

Написание объяснительной записки позволяет сотруднику изложить свое видение ситуации, не позволяет руководству трактовать все на свое усмотрение и выносить необоснованное взыскание.

При наличии дисциплинарного или трудового правонарушения, работодатель имеет право наложить на сотрудника дисциплинарное наказание, но при этом, он обязан затребовать от нарушителя письменное объяснение возникшей ситуации. На основе составленной работником объяснительной записки работодатель может не только вынести решение о наказании работника, но и оценить тяжесть его проступка.

В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.

Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:

• различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
• различные нарушения трудовой дисциплины;
• нарушение производственной дисциплины;
• разнообразные дисциплинарные правонарушения;
• проступки.

В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:

Не смотря на то, что до сих пор не имеется общей унифицированной формы для составления объяснительной записки, все же правилами документооборота к ней выдвигается ряд требований:

1. Оформляется документ на листе бумаги A4 как в рукописном, так и печатном варианте.
2. При написании используется строго деловой стиль изложения информации. Не допускается использование эмоционально-окрашенной лексики при написании документа.
3. Обязательное отсутствие обсценной и просторечной лексики.
4. Краткость изложения информации. Не стоит писать поэму на десяти листах, достаточно кратко и по существу изложить основные моменты.
5. Документ всегда составляется от первого лица.
6. В изложении события должна просматриваться логика, четкая хронология.
7. В тесте объяснительной записки отсутствуют итоговые выводы. То есть, не следует в конце документа писать: «Исходя из изложенных фактов, я считаю себя невиновным в опоздании на работу».

Правильно составленная записка, в которой указаны не только факты, которые послужили ее написанию, но и весомые аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, помогут если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.

В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов. К ним относится:

• наименование организации, структурного подразделения;
• адресат, зачастую руководитель организации;
• адресант, то есть непосредственный нарушитель;
• наименование вида документа;
• регистрационный номер. Указывается в отделе кадров при регистрации;
• текст документа;
• дата написания;
• подпись составителя.

При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

1. Фактическая часть, в которой излагаются факты, ставшие поводом для написания документа. Например: «23 июня 2016 года я не вышел на работу».
2. Пояснительная, где приводятся причины, из-за которых возникла ситуация.

Датируется записка датой ее составления, а не совершения самого проступка, что весьма важно. Связано это с тем, что в течение месяца после обнаружения проступка, не считая времени, которое работник находился в отпуске (на больничном), к нему можно применить дисциплинарное взыскание. Правильно указанная дата составления служит указателем даты, с которой ведется отчет.

При написании любой объяснительной записки можно придерживаться такого порядка:

1. В правом верхнем углу указывается должность и имя лица, которому вы подаете объяснительную.
2. Под адресатом указывается должность и имя составителя.
3. Ниже указывается название документа.
4. В основной части излагаются факты, которые привели к возникшей ситуации.
5. В конце записки ставится дата составления документа и личная подпись.

Нередко к тексту объяснительной записки прикладываются приложения. Это могут быть различного рода справки (к примеру, справка, выданная фельдшером), акты (например, акт, составленный аварийной службой при ремонте водо- или газо-провода), соответствующая статья из средств массовой информации, подтверждающая факт аварии, повреждения автомагистрали и прочее.

Наличие данных бумаг существенно влияет на текст объяснительной записки, подтверждая изложенные в ней факты.

Предлагаем вам ознакомиться с типичными примерами объяснительной записки.

Записка о невыполнении должностных обязанностей:

Записка об опоздании на работу:

Объяснительная бумага о прогуле:

Правила оформления других видов объяснительных записок:

Узнать более подробно о дисциплинарных взысканиях, порядке их обжаловании и использовании для этого объяснительных записок вы сможете из данного видео. Кроме того, вы узнаете о сроках составления записок, рассмотрении вашего проступка и возможных мерах наказания:

Объяснительная записка составляется работником в случае дисциплинарного или трудового нарушения и служит для защиты работника от наложения штрафных санкций или их смягчения. Составляется работником по требованию работодателя на листе формата A4 от руки или в компьютерном виде.

Объяснительная записка – официальный документ от сотрудника, написанный им собственноручно. В нем излагаются обстоятельства дела или проступка, совершенного работником.

На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о виде дисциплинарного взыскания.

Отсутствие человека на рабочем месте – серьезное нарушение трудового договора. Проступок считается прогулом, если нет уважительной причины. В трудовом кодексе не обозначен конкретный список, поэтому руководитель самостоятельно принимает решение, каким образом воздействовать на работника, исходя из объяснительной записки.

«Генеральному директору ООО «Электроприбор»

Касательно невыхода на работу ___.___._______ года

Я, Игнатюк Валентин Семенович, не вышел на работу ___.___._______ года по причине резкого ухудшения самочувствия. Накануне был день рождения супруги, где я не рассчитал собственные силы по употреблению спиртных напитков. Тем же вечером лег спать пораньше и собирался выйти на работу, но ночью меня несколько раз тошнило, а с утра не смог физически подняться с кровати. Скорую помощь не вызывал, поэтому медицинской справки об ухудшении здоровья предоставить не могу. Не отношусь к категории запойных граждан, что подтверждается моим выходом на работу ___.___._______ года в отличном внешнем виде. Понимаю, что совершил серьезный проступок. Гарантирую, что больше такого не повторится.

___.___._______ г. ________Игнатюк В.С.

Отсутствие на рабочем месте предполагает ранний уход с работы или отлучение в середине рабочего дня на период до 4 часов.

«Директору продовольственной базы «Свежие овощи»

от заведующей складом

Касательно отсутствия на рабочем месте ___.___._______ года

Я, Румянцева Ольга Петровна, покинула склад в 15 часов по причине срочной необходимости. Мне позвонили из детского садика и сказали, что сегодня короткий день и дочку необходимо забрать до 16 часов. Я пыталась предупредить директора базы Хлынцеву Н.И. и звонила ей несколько раз по рабочему номеру телефона, но никто не отвечал. Мобильного номера у меня нет. Вместо себя я оставила старшую помощницу Имаеву И.А. Учитывая, что это был предпраздничный день и поставок больше не ожидалось, я верно думала, что Имаева справится с поставленной задачей. Признаю свою ошибку и готова понести адекватное наказание с учетом того, что ничего внепланового не произошло, а дочь, кроме меня, забрать некому.

___.___._______ г. ________ Румянцева О.П.

Опоздание – отсутствие человека на рабочем месте менее 4 часов. В противном случае такой поступок расценивается как прогул и влечет за собой увольнение. Опоздание не подразумевает крайней меры наказания, если ситуация не повторяется многократно.

«Директору магазина «Продукты»

Согласно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Медведева Лариса Ивановна, опоздала на работу ___.___._______ года на 40 минут. Случившееся могу объяснить тем, что проспала из-за несработавшего будильника. Такое случилось впервые. Часы остановились в 6:30. Видимо, села батарейка. Самостоятельно я проснулась в 7:30. К сожалению, мне не хватило времени, чтобы успеть вовремя к открытию магазина. Приношу свои извинения и уверяю, что такое больше не повторится.

___.___._______ г.________ Медведева Л.И.

«Генеральному директору ООО «Стройсервис»

Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Кудрявцева Валентина Васильевна, опоздала на работу ___.___._______ года на 2 часа. Причина – заболел сын. Утром разбудила его в садик, но заметила повышение температуры. При измерении она оказалась 37.9. Вызвала скорую помощь и одновременно позвонила своей маме, чтобы она приехала посидеть с ребенком. Учитывая, что живет она в другом конце города, на это потребовалось время. Оставить одного ребенка в 5 лет я не могла. Скорая сделала укол и посоветовала вызвать участкового педиатра. Прилагаю справку от врачей, что ребенок действительно нуждался в помощи.

___.___._______ г.________ Кудрявцева В.В.

«Директору ООО «Техпластинвест»

Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Давыдов Геннадий Петрович, опоздал на работу по причине внезапно образовавшейся пробки на улице Носовской. Я ежедневно езжу на работу по этому маршруту, поэтому рассчитываю время на возможный затор и знаю примерную обстановку. На этот раз пробка образовалась из-за крупной аварии нескольких машин, которые полностью блокировали движение. Всем водителям пришлось разворачиваться и искать пути объезда. Учитывая, что поток был плотный, движение в обратном направлении осуществлялось медленно. В качестве доказательств прилагаю фото с места ДТП, что удалось заснять, а также ситуацию на дороге.

___.___._______ г. ________Давыдов Г.П.

«Директору магазина «Автозапчасти»

Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Свиридов Сергей Владимирович, опоздал на работу ___.___._______ года потому что попал в ДТП. Авария случилась на перекрестке К. Маркса и Советской, когда я поворачивал налево на зеленый, а мне на встречу ехала машина на желтый сигнал светофора. Несмотря на то, что сильных повреждений нет, ушло много времени на оформление документов, посещение ГИБДД и страховой компании. Все процедуры нужно было сделать в этот же день.

___.___._______ г. ________ Свиридов С.В.

При составлении документа не стоит переваливать вину на другого человека или группу людей, если имеется тот, кто отвечает за производство в целом.

К примеру, такой тест «План не был выполнен, потому что Иванов А.А. и Петров И.Е. медленно работают» недопустим.

Текст объяснительной записки о невыполнении задания в срок должен содержать объективные причины:

«Генеральному директору ООО «ЖБИ-2»

от мастера цеха по производству силикатного кирпича

Касательно невыполнения плана по производству силикатного кирпича за январь _____ года

Я, Григолец Дмитрий Иванович, могу пояснить следующее. Во-первых, план на январь _____ года на наш цех мной лично не утверждался, о чем была написана соответствующая докладная. Объем был установлен на основе прошлогодних показателей, которые не соответствуют нынешней ситуации на заводе – снижение количества поставок и производства в целом по сравнению с прошлым годом. Во-вторых, из строя вышел станок ЧПУ №2, который до сих пор не починили. Об этом также была подана докладная. К другим факторам можно отнести уменьшение количества работников. За последнюю неделю уволились 2 человека (Ансимов Р.К. и Герасимов С.М.), а оператор ЧПУ №1 Мишин С.Л. находится на больничном с ___ _________ _____ года. Прошу проанализировать ситуацию еще раз и никого из работников нашего цеха не наказывать за невыполнение плана.

___.___._______ г. ________ Григолец Д.И.

Пример объяснительной об ошибке по невнимательности (должностная)

«Генеральному директору ООО «Стройдепо»

Касательно ошибки в маршруте

Я, Никитин Владимир Николаевич, ___.___._______ года должен был следовать по маршруту Москва-Мытищи с доставкой товара. Учитывая, что мой основной маршрут последние полгода предполагал поездки только в Красногорск, то я по ошибке поехал именно в этот город. В маршрутный лист заглянул, когда прибыл в город для уточнения первого адреса для разгрузки. Понимаю всю нелепость ситуации и обязуюсь возместить расходы на горючее.

___.___._______ г. ________ Никитин В.Н.

«Декану биологического факультета МГАУ

от студентки 314 группы

Касательно пропуска занятий с 6 по 9 февраля _____ г.

Я, Дьякова Анна Александровна, пропустила все занятия с 6 по 9 февраля _____ года по причине болезни мамы. Она живет в с. Семеновка Саратовской области, что находится в 200 км от места нахождения нашего института. По телефону она мне ничего конкретного не сказала, поэтому я думала, что это займет меньше времени. На деле пришлось ехать в районный центр, где был поставлен диагноз «ОНМК» под вопросом. Врачи дали направление в областную больницу Саратова. Я не могла оставить маму и поехала с ней. Сейчас она прооперирована и ее жизни ничего не угрожает. Копии медицинских документов прилагаю. Все пропущенные занятия обязуюсь отработать в полном объеме.

___.___._______ г. ________ Дьякова А.А.

Если человек серьезно заболел, то нужно оформлять листок нетрудоспособности. Объяснительная записка в таком случае не требуется. Остальные варианты предполагают письменное объяснение «прогула»:

«Директору спорткомплекса «Антей»

Касательно невыхода на работу ___.___._______ года

Я, Ледовских Алексей Константинович, не вышел в свою смену ___.___._______ года, потому что утром почувствовал себя плохо. У меня кружилась голова и немного тошнило. Вызвал скорую помощь и участкового врача. Больничный лист оформлять не стал, решив самостоятельно поправиться к следующему дежурству. Заблаговременно позвонил напарнику Семенову В.В. и попросил его меня подменить. Медицинские справки прилагаю.

___.___._______ г. ________ Ледовских А.К.

Ребенку в школу (учителю) от родителей (пропуск, об отсутствии)

Пример письменного объяснения, когда ребенок пропустил занятия, но родители об этом не знали:

«Директору МАОУ СОШ № 31

от мамы ученика 5 «Ж» класса Клинова Жени

Касательно пропуска занятий ___.___._______ года

Я, Клинова Анастасия Петровна, мама Клинова Жени, не знала о том, что мой сын пропустил посещение школы ___.___._______ года. Утром он ушел из дома как обычно. Вернулся не знаю во сколько, потому что мы с мужем приходим с работы вечером. На вопрос «Как дела в школе?» сын ответил, что все нормально. Обязуюсь разобраться, в чем дело, а также гарантирую, что больше подобного не повторится.

___.___._______ г. ________ Клинова А.П.

Пример записки об отсутствии ученика на занятиях заблаговременно

«Директору МАОУ СОШ № 31

от мамы ученика 5 «Ж» класса Клинова Жени

Я, Клинова Анастасия Петровна, мама Клинова Жени, прошу освободить моего ребенка от занятий с ___.___._______ года по ___.___._______ года по семейным обстоятельствам. Мы уезжаем всей семьей в другой город на похороны свекрови.

Пример и правила написания объяснительной записки, образец для скачивания.

Ситуации, когда приходится писать объяснительную записку, возникают достаточно часто. Поэтому стоит знать, как правильно составляется данный документ. В нашей статье мы расскажем обо всех особенностях оформления объяснительной записки, в зависимости от того, куда она предоставляется.

Объяснительная записка – документ, объясняющий какие-либо причины (отсутствие на рабочем месте, опоздание, невыполнение своих обязанностей и т.д.). Следует учитывать, что в законодательстве не предусмотрено данное понятие, но установлена обязанность работодателя требовать объяснения от сотрудника, прежде чем применять к нему дисциплинарное взыскание.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
(ст. 19 Трудового кодекса РФ).

Закон не регламентирует обязательную форму составления документа. Существует унифицированная форма представленного документа, которая утверждена 14 мая 2007 года под номером 25, но она носит рекомендательный характер. Поэтому организации могут использовать собственную структуру, предварительно издав приказ, регламентирующий его.

Независимо от используемой формы в документ должны быть включены следующие части:

• Фактическая, где указываются факты, послужившие поводом для создания документа.
• Причинная, объясняющая проступок.

Также нужно указать следующие факты:

• Название организации, где трудится лицо.
• Место составления документа.
• Сведения о составителе (ФИО и должность).
• Наименование документа («Объяснительная записка»).
• Указание объяснений причин проступка.
• Дата написания.
• Зарегистрированный номер.
• Подпись.

Форма составления документа свободная. Это значит, что вы можете излагать свои мысли произвольно. Однако следует учитывать стиль написания – необходимо следование деловой этике и соблюдение норм русского языка.

Главное в данном документе ­– правильно сформулировать причину своего проступка, чтобы у руководства не возникло сомнений в отсутствии преднамеренности и честности сотрудника. Правила, которые следует учитывать при объяснении причин:

• Лаконичность – пишите кратко и по смыслу.
• Обоснованность – укажите причины проступка.
• Осознанность – покажите, что поняли свою ошибку.

Использование указанных правил позволит составить документ, который поможет избежать дисциплинарного взыскания.

Несмотря на то, что чаще всего объяснительная используется в трудовых отношениях, она может понадобиться и в других ситуациях. Рассмотрим подробно каждый вариант.

Подобный документ может понадобиться в школе по причине отсутствия ребенка на занятиях без предварительного уведомления или в случае, если родители не посетили собрание. Документ составляется от руки, в ней указываются стандартные данные: адресат обращения, дата и место написания, данные составителя, приводимые объяснения и подпись.

Отличительным признаком данного вида объяснительной является то, то она составляется не прогулявшим ребенком, а его родителями.

Пример подобного документа приведен здесь:

Данный вид документа составляется студентом на имя декана факультета, на котором он обучается. В документе помимо стандартных сведений нужно дополнительно прописать число пропущенных учебных дней, указать даты и причину отсутствия. Если имеется подтверждающий документ (например, медицинская справка), его нужно приложить к объяснению.

Данный вид объяснительной является самым распространенным и составляется перед принятием руководством решения о дисциплинарном взыскании.

Может оформляться в качестве объяснения своего отсутствия или невыполнения служебных обязанностей. Во втором случае объяснительная является частью основного документа.

Бывают ситуации, когда объяснения приходится писать и в полицию. Подобная необходимость может возникнуть в следующих случаях:

• Вызов наряда, которому приходится давать письменное заверение, что реакция на звонок была.
• Совершение противоправных действий против заявителя, который объясняет, что именно произошло.
• Оформление документа со стороны нарушителя, который поясняет, где находился и чем занимался в определенный момент времени.

В документе указывается стандартная информация о получателе объяснительной, составителе, сути документа, даты оформления и подписи. Образец можно посмотреть здесь.

Вам следует знать, что написание данного документа является вашим правом, а не обязанностью. Это определено ст. 51 Конституции РФ.

Последствия отказа от составления объяснительной могут наступить только при трудовых отношениях. В этом случае у работодателя появляется основание для применения дисциплинарного взыскания на основании акта об отказе от предоставления объяснительной. Поэтому стоит подумать, что лучше сделать в подобной ситуации.

Во всех остальных случаях отказ от написания документа не влечет никаких последствий, поэтому, даже если вас убеждают в обратном, не стоит реагировать на подобные угрозы.

✔ Можно ли не писать объяснительную в школу, если родители не были на собрании?

Присутствие родителей на собраниях не является их обязанностью, поэтому объяснять причины своего отсутствия они могут исключительно по своему желанию.

Вам нужно вручить ее обязательно, поэтому если начальник отказывается принимать документ, отправляйте его заказным письмом с описью о вложении. Также можно предупредить о своих действиях профсоюз и комиссию по решению трудовых споров.

Специалист Сергей Трутнев дает полезные советы, как правильно написать объяснительную записку.

Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ

Оцените статью: